Introducción

En el presente blog se da a conocer la importancia que tienen el uso de herramientas tecnológicas como la intranet y la extranet para mejorar el funcionamiento de la empresa.
Se observa como los medios para la transmisión de datos ha evolucionado y estos medios son muy importantes dentro del mundo del comercio electrónico.
Se recalca la importancia de la transmisión del conocimiento dentro y fuera de las organizaciones para mejorar la eficiencia y productividad de los negocios, y que por medio de las herramientas como Intranet y Extranet esto puede ser logrado.

Intranet

Intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir de forma segura cualquier información o programa del sistema operativo para evitar que cualquier usuario de Internet pueda ingresar. En la arquitectura que el software servidor se ejecuta en una Intranet anfitriona. No es necesario que estos dos softwares, el cliente y el servidor, sean ejecutados en el mismo sistema operativo. Podría proporcionar una comunicación privada y exitosa en una organización.
Las intranets son redes privadas que se han creado utilizando las normas y protocolos de Internet. Aportan la interfaz de exploración del World Wide Web (www) a la información y servicios almacenados en una red de área local (LAN) corporativa. Las intranets son atractivas por que disminuyen el costo de mantenimiento de una red interna y, al mismo tiempo, aumenta la productividad, ya que ofrece a los usuarios acceso mas eficaz a la información y a los servicios que necesitan.
Con el enorme crecimiento de Internet, un gran número de personas en las empresas usan Internet para comunicarse con el mundo exterior, para reunir información, y para hacer negocios. A la gente no le lleva mucho tiempo reconocer que los componentes que funcionan también en Internet serían del mismo modo valioso en el interior de sus empresas y esa es la razón por la que las Intranets se están haciendo tan populares.
La Intranet esta basada en los estándares y protocolos abiertos desarrollados en Internet. Estos estándares abiertos soportan aplicaciones y servicios como correo electrónico (e-mail), trabajo en grupo (work group), servicio de directorio, seguridad, acceso a bases de datos, compartición de información y administración de sistema. La Intranet se beneficia del esfuerzo de la industria entera y no de un solo fabricante.
Las aplicaciones que permiten a los distintos departamentos empresariales enviar información, y a los empleados rellenar formularios de la empresa (como las hojas de asistencia) y utilizar la información corporativa financiera, son muy populares. La mayoría del software que se utiliza en las Intranets es estándar: software de Internet como el Netscape, Navigator y los navegadores Explorer para Web de Microsoft. Y los programas personalizados se construyen frecuentemente usando el lenguaje de programación de Java y el de guión de CGI.
Las Intranets también se pueden utilizar para permitir a las empresas llevar a cabo transacciones de negocio a negocio como: hacer pedidos, enviar facturas, y efectuar pagos. Para mayor seguridad, estas transacciones de Intranet a Intranet no necesitan nunca salir a Internet, pero pueden viajar por líneas alquiladas privadas. Son un sistema poderoso para permitir a una compañía hacer negocios en línea, por ejemplo, permitir que alguien en Internet pida productos.

¿Cuál es la diferencia entre Internet e Intranet?

Básicamente, la localización de la Información y quién accede a ella. Internet es público, global, abierto a cualquiera que tenga una conexión.
Las Intranet están restringidas a aquellas personas que están conectadas a la red privada de la empresa.
Además de eso, ambas funcionan esencialmente de la misma manera, con la misma tecnología TCP/IP para regular el tráfico de datos. Del mismo modo, desde el punto de vista de las aplicaciones (e-mail, newsgroups y transferencia de archivos FTP, además del Web), no existe ninguna diferencia entre Internet e Intranet.

E-mail dentro de una Intranet:

Probablemente la parte más usada de una Intranet que no tiene nada que ver con bases de datos de la empresa, páginas Web ostentosas, o contenido multimedia es el uso del correo electrónico. Las Intranets empresariales pueden emplear diferentes programas e-mail, como: Mail Microsoft Mail o Lotus Notes, entre otros. Pero la arquitectura más común que sirve de base al uso del e-mail de las redes internas es el protocolo llamado Protocolo simple de Transferencia de Correo, o SMTP.

Seguridad de las Intranet:

Cualquier Intranet es vulnerable a los ataques de personas que tengan el propósito de destruir o robar datos empresariales. La naturaleza sin límites de Internet y los protocolos TCP/IP exponen a una empresa a este tipo de ataques. Las Intranets requieren varias medidas de seguridad, incluyendo las combinaciones de hardware y software que proporcionan el control del tráfico; la encriptación y las contraseñas para convalidar usuarios; y las herramientas del software para evitar y curar de virus, bloquear sitios indeseables, y controlar el tráfico.
El término genérico usado para denominar a una línea de defensa contra intrusos es firewall. Un firewall es una combinación de hardware / software que controla el tipo de servicios permitidos hacia o desde la Intranet.
Los firewalls protegen a las Intranets de los ataques iniciados contra ellas desde Internet. Están diseñados para proteger a una Intranet del acceso no autorizado a la información de la empresa, y del daño o rechazo de los recursos y servicios informáticos. También están diseñados para impedir que los usuarios internos accedan a los servicios de Internet que puedan ser peligrosos, como FTP. Las computadoras de las Intranets sólo tienen permiso para acceder a Internet después de atravesar un firewall.

¿Cómo funciona la encriptación?

Un medio de asegurar una Intranet es usar la encriptación: alterar datos para que sólo alguien con acceso a códigos específicos para descifrar pueda comprender la información. La encriptación se utiliza para almacenar y enviar contraseña para asegurarse de que ningún fisgón pueda entenderla. La encriptación se emplea también cuando se envían datos entre Intranets en Redes Privadas Muy Seguras (VSPN). Además la encriptación se usa para dirigir el comercio en Internet y proteger la información de la tarjeta de crédito durante la transmisión.
Las claves son el centro de la encriptación. Las claves son formulas matemáticas complejas (algoritmos), que se utilizan para cifrar y descifrar mensajes. Si alguien cifra un mensaje sólo otra persona con la clave exacta será capaz de descifrarlo.

Ventajas de Implementar Intranet:

Mayor eficacia organizacional y productividad.
Ahorro de recursos y la preparación de la empresa en una tecnología fundamental para la supervivencia en la Nueva Economía, en las áreas funcionales de servicio al cliente, ventas y marketing, producción y operaciones, ingeniería, recursos humanos, administración, contabilidad y finanzas.
Mejoría en el clima organizacional con efectos directos en la satisfacción de sus clientes y accionistas.
Un beneficio clave de la tecnología Intranet es la habilidad de entregar información actualizada de manera rápida y costo eficiente a toda la base de usuarios.
Una Intranet pone información vital al alcance de todos los empleados con acceso a ella.
Otra característica, es la consistencia, porque la información es la misma a lo largo y ancho de la empresa.
Al darle a las personas la posibilidad de acceder a tiempo a información crítica, esta tecnología mejora el proceso de toma de decisiones. Es posible organizar y mantener información centralizada o distribuida según se requiera o se facilite para la obtención y actualización.
Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución asociados a la documentación en papel.

La importancia de usar una Intranet:

Para casi cualquier empresa de hoy en día, y muy especialmente en un futuro muy cercano, la intranet va ha ser un recurso indispensable. Dada la gran cantidad de datos que genera cualquier empresa, se están quedando obsoletos los actuales métodos de inserción y consulta de datos. Una intranet puede resolver estos y otros problemas.
Una Intranet puede resolver, por ejemplo, el problema de la distribución de información para todos los empleados , así pues se pueden publicar manuales, planes de acción, procedimientos, material de formación, folletos de marketing y productos, listas de precios, información comercial, anuncios, promociones etc. Y son accesibles para el empleado o cliente de forma inmediata, y con un ahorro considerable respecto a los métodos clásicos, panfletos, circulares, notas informativas, etc. Además cualquier actualización de datos es inmediata y no supone ninguna carga para la empresa como los métodos tradicionales.
Una intranet organiza, además, la distribución de una empresa, ya que cada división puede tener su apartado en la intranet. Se puede organizar también una lista de encuentros y reuniones a la que cada empleado podrá acceder rápidamente, planificando así las reuniones de empresa de una forma más eficaz. Se mejora de esta forma la comunicación entre todos los trabajadores, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicación en general, se realiza de una forma más rápida y eficiente.
Se aprovechará también la potencia de una intranet para tener acceso rápido a cualquier documento de la empresa, siempre que se tenga el nivel de privilegios adecuado. Esta es otra de las ventajas de una intranet, su seguridad. Solo tendrán acceso a los recursos aquellos empleados que lo necesiten realmente. Siguiendo con la potencia y velocidad de acceso a datos de una intranet, el tiempo empleado en realizar cualquier búsqueda de datos de cualquier departamento de la empresa se reduce considerablemente, por lo que la productividad de la empresa mejora.

Intranet en las empresas:

Cada uno de los departamentos necesita tener un medio expedito para poder informar, difundir o hacer llegar boletines, procedimientos, formularios, calendarios, proyectos, aprobaciones, autorizaciones, modificaciones, planificaciones, etc. El medio generalmente utilizado es el escrito ("Papel") pero naturalmente las necesidades dependen del tipo de empresa y su tamaño. Sin embargo, es importante desarrollar procedimientos de creación y actualización de los contenidos, así como definir un formato para cada tipo de información.

Algunos de los principales objetivos de Operación y Administración son:

• Información de la Empresa.
• Información para Ejecutivos.
• Información para Empleados.
• Políticas y Procedimientos.
• Administración de Venta /Compras.
• Administración Comercial /Financiera.
• Control de Activos /Pasivos.

Funciones de la Intranet

Tienen gran valor como repositorio documental, convirtiéndose en un factor determinante para conseguir el objetivo de la oficina sin papeles. Añadiéndoles funcionalidades como un buen buscador y una organización adecuada, se puede conseguir una consulta rápida y eficaz por parte de los empleados de un volumen importante de documentación. Los beneficios de una intranet pueden ser enormes. Estando tal cantidad de información al alcance de los empleados y/o estudiantes ahorrarán mucho tiempo buscándola.

Las Intranet también deberían cumplir unos requisitos de accesibilidad web permitiendo su uso a la mayor parte de las personas, independientemente de sus limitaciones físicas o las derivadas de su entorno. Gracias a esto, promueve nuevas formas de colaboración y acceso a los sistemas. Ya no es necesario reunir a todos en una sala para discutir un proyecto. Equipos de personas alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin tener que invertir en gastos de viaje. El resultado de esto es un aumento increíble en la eficiencia acompañada de una reducción de costos.

Evolución de las Intranet

Debido a la libertad y la variedad de los contenidos y el número de sistemas de interconexión, las intranets de muchas organizaciones son bastante más complejas que sus propias páginas web, y los usuarios de la misma están creciendo a velocidad vertiginosa. Para hacerse una idea, según el diseño de Intranet anual de 2007 de Nielsen Norman Group, el número de páginas de intranets de los participantes era de 200.000 aproximadamente hasta el año 2005. Del año 2005 al 2007, en cambio, este número ha crecido hasta alcanzar la cota de los 6 millones.

Ejemplo de Intranet

En la Intranet de una empresa, el acceso a la información es muy similar al acceso a Internet. Ello supone que, si conocemos el proceso para Internet, será casi automático empezar a utilizar una intranet (con el ahorro en formación que eso supone para la empresa).
Se puede describir el proceso de la siguiente manera: Todas las máquinas cliente (PCs locales conectados a una máquina Servidor de Web), utilizan un software especial, un browser (navegador; por ejemplo, Netscape Navigator o Internet Explorer), además de software especial para el correo electrónico, FTP y demás servicios.
El usuario hace click en un hipervínculo, que envía una petición de información al servidor. El hipervínculo contiene el nombre del servidor donde está localizada la información, y el nombre del archivo que ha de ser cargado en el browser.
El servidor lee la petición, vuelca el archivo, y lo manda al cliente.
El cliente recibe el archivo y lo deposita en la ventana del browser (siempre que dicho archivo sea compatible con el web, por ejemplo, con formato HTML y otros). Puede ocurrir también que el archivo se deposite en discos o en aplicaciones especiales.

Extranet

Es una red privada virtual que utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización. Se puede decir en otras palabras que una extranet es parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella. Usualmente utilizando la Internet. La extranet suele tener un acceso semiprivado, para acceder a la extranet de una empresa no necesariamente el usuario ha de ser trabajador de la empresa, pero si tener un vínculo con la entidad. Es por ello que una extranet requiere o necesita un grado de seguridad, para que no pueda acceder cualquier persona. Otra característica de la extranet es que se puede utilizar como una Internet de colaboración con otras compañías.También puede ser descrito como un "estado de la mente" en la cual la Internet es percibida como una forma de hacer negocios con otras compañías, como por ejemplo vender productos a sus clientes. Los mismos beneficios que ofrece el HTML, SMTP y otras tecnologías de Internet ahora se diseñan para acelerar negocios entre comerciantes.Una extranet requiere seguridad y privacidad. Estas requieren de manejo en el uso de servidores de firewall. Estos firewall, utilizan la certificación digital, o medios similares a la certificación, como encriptación de mensajes y el uso de redes privadas virtuales que se canalizan a través de la red pública

Beneficios Empresariales de la Extranet

• Permite hacer transacciones seguras entre los sistemas internos de la empresa.
• Mediante aplicaciones de la extranet los trabajadores de la empresa pueden obtener fácil y rápidamente la información sobre los clientes, proveedores y socios.
• Reducción de costos y ahorro temporal como económico para la empresa.

Las compañías pueden usar extranet para:

1. Intercambiar grandes volúmenes de datos electrónicos.


2. Compartir catálogos de productos exclusivamente con proveedores o aquellos que apoyan la venta.


3. Colaborar con otras compañías para aunar fuerzas.


4. Desarrollo en conjunto de programas de entrenamiento con otras compañías.


5. Proveer o accesar servicios brindados por una compañía para otras unidades, tales como en la banca en línea, la gerencia podría tratar con las sucursales o bancos afiliados.


6. Compartir noticias de interés exclusivo con socios de la empresa.

Una red externa de estas características tiene las siguientes aplicaciones:

• Grupos privados que cooperan con la empresa y que comparten la misma información e ideas.
• Entornos de colaboración donde algunas empresas colaboran en el desarrollo de una aplicación nueva que ellos pueden usar.
• Programas de formación u otros contenidos educativos que las empresas pueden desarrollar o compartir.
• Listas de catálogos de productos.
• Gestión de proyecto y control para empresas que forman parte de un mismo proyecto de trabajo.

Similitudes y diferencias de Intranet y Extranet con internet

El principal aspecto en común entre estos tres términos es que los tres utilizan la misma tecnología.
Las diferencias de la extranet con Internet y la Intranet se dan principalmente en el tipo de información y en el acceso a ella. Además, una extranet requiere mayor seguridad e implica acceso en tiempo real a los datos, ya que estos tienen que estar actualizados.
La extranet se dirige a usuarios tanto de la empresa como externos, pero la información que se encuentra en la extranet es restringida, solo tienen acceso a esta red aquellos que tengan permiso. En cambio a la intranet solo acceden los empleados y las áreas internas de la empresa y permite el intercambio de información entre los trabajadores. Por último, a la internet puede dirigirse cualquier usuario y tiene distintos usos, como recabar información de los productos, contactar con cualquier persona de la empresa, etc.

Conclusión

Dentro de las empresas existe un nivel de conocimiento muy alto que debe ser comunicado y trasmitido dentro de la organización y fuera de ella, esto se logra gracias al uso de herramientas de alta tecnología como son la Intranet y Extranet.
La intranet permite la comunicación entre los empleados dentro de la empresa. Con el uso de la extranet la empresa obtiene una comunicación efectiva y ágil con proveedores y clientes.
Ambas tecnologías trabajan de forma sencilla y efectiva dando seguridad a la información que es manejada por la empresa.
La implementación de ambas redes otorga competividad y productividad, generando múltiples beneficios a la empresa. Por tal motivo la tecnología es una herramienta trascendental para el éxito de muchas entidades facilitando así ahorro en recursos materiales.

Bibliografìa

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